Arbeitskreis ECM-Compliance
- Gremien Typ:
- Arbeitskreis
- Anwendungsbereich:
- Digital Office
- Informationen für Mitglieder:
- Mitgliederportal
Compliance bzw. Regelkonformität ist in der betriebswirtschaftlichen Fachsprache der Begriff für die Einhaltung von Gesetzen und Richtlinien in Unternehmen, aber auch von freiwilligen Kodizes. Compliance versteht sich als eine ganzheitliche Unternehmensaufgabe, die auch alle Teilbereiche des ECM betrifft. ECM-Compliance umfasst die Einhaltung sowohl gesetzlicher als auch unternehmensinterner Anforderungen im ECM-Umfeld. Basis jeder ECM-Compliance ist die Revisionssicherheit. Zu den Compliance-Anforderungen im ECM gehören hauptsächlich Ordnungsmäßigkeit und Vollständigkeit, Schutz vor Veränderung und Verfälschung, Sicherung vor Verlust, Einhaltung der Aufbewahrungsfristen sowie Nachvollziehbarkeit und Prüfbarkeit, um nur einige Anforderungen an einen sicheren, Compliance-konformen ECM-Einsatz zu nennen. Wichtig ist, dass die Umsetzung von Compliance als ein dauerhafter Prozess und nicht als kurzfristige Maßnahme aufgefasst wird.
Themen
Ziele & Aktivitäten
Ziele:
- Begleitung von Gesetzgebungs-, Verordnungs- und Normierungsvorhaben
- Erarbeitung und Verbreitung von Sammlungen und Kommentaren zum Thema Compliance
- Praxisnahe Hilfestellungen für Anwender von ECM-Systemen
Aktivitäten:
- Erstellung von Publikationen, Leitfäden, Webinaren und Stellungnahmen
- Gegenseitiger Austausch zum Thema Compliance
- Umsetzung von Projekten vorrangig in Öffentlichkeitsarbeit / Marketing
- Pressearbeit, Messeauftritte, Durchführung von Konferenzen und AK-Meetings, Foren und Networking mit Anwendern
Themen
- Regeln zur Erfüllung einer ECM-Compliance: Nationale, europäische Regeln und internationale Vorschriften
- Information Management- und ECM-Compliance Policies
- Compliance im E-Mail-Management und Datenschutz bei der elektronischen Dokumentenaufbewahrung
- Elektronischer Rechnungsaustausch
- Privacy by Design
- Besondere Anforderungen an die ECM-Compliance durch die GoBD
- Relevante Zertifizierungen und Testate für ECM-Systeme
Weitere Informationen
Aktuelle Ergebnisse:
- eIDAS und der ECM-Markt - Elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste als Chance für die Digitalisierung (in Kooperation mit dem AK Anwendung elektronischer Vertrauensdienste)
- E-Mails und GoBD: 10 Merksätze für die Unternehmenspraxis
- Elektronische Archivierung und GoBD - 10 Merksätze für die Unternehmenspraxis
- GoBD-Checkliste für Dokumentenmanagement-Systeme
- Muster-Verfahrensbeschreibung zur Digitalisierung und elektronischen Aufbewahrung von Belegen inkl. Vernichtung der Papierbelege
- Wie Sie die DSGVO mit ECM-Lösungen praxisgerecht einhalten
- Co-Organisation des Workshops „Digitaler Zollbeleg und digitale Versandbegleitdokumente“
Programm 2019:
- Termine des Arbeitskreises im Jahr 2019:
- 20. Februar bei Peters, Schönberger & Partner mbB in München: Thema: Die Einführung der eRechnung – Chancen und Herausforderungen für die Organisationspraxis
- 06. Juni bei Canon in Krefeld: Digital Office Symposium. Themen-Session: Neufassung GoBD und eRechnung: Was muss ich wissen?
- 10. September bei Peters, Schönberger & Partner mbB in München: Thema: Die E-Rechnung als Element eines digitalen Ökosystems (Vormittag) & aktuelle rechtliche Veränderungstreiber in der ECM-Branche (Nachmittag)
- Virtuelle Treffen werden bei Bedarf festgelegt
Vorsitzender: Stefan Groß PSP Peters Schönberger GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft
Stellvertretende Vorsitzende: Jürgen Biffar, DocuWare GmbH; Thorsten Brandt. Zöller & Partner GmbH
Weitere aktive Mitgliedsunternehmen: 1&1 De-Mail GmbH, comdatis it-consulting, Compario Media-Edition-Consult, d.velop AG, Easy Software AG, ELO Digital Office GmbH, GreeNova Services GmbH, Open Text Software GmbH, WMD Group GmbH.