Was sind die wichtigsten Merkmale und Einsatzmöglichkeiten der Technologie? Dokumente, sei es in Papierform oder in digitaler Form, spielen in Unternehmen und in der Verwaltung eine sehr große Rolle. Sie erfüllen bzw. dienen verschiedenen Zwecken: Speicherung von Informationen (Zahlen, Daten Fakten), Kommunikation (z. B. Briefversand, E-Mail-Kommunikation), zum Belegen von Geschäftsvorfällen (z. B. Rechnung, Lieferscheine), Formulare für Anträge (z. B. Kindergeld) und Erklärungen (z. B. Steuererklärung), zur Dokumentation von Vorgaben (z. B. Richtlinien). Dabei enthalten Dokumente zum einen Datensätze mit Informationen, welche für die Durchführung von Geschäfts- und Verwaltungsprozessen notwendig sind. Zum anderen unterliegen Dokumente einem Lebenszyklus, wo sie von der Erstellung über die Bearbeitung bis zur Archivierung und anschließender Löschung verschiedene Phasen durchlaufen. Dokumente können Datensätze mit Informationen in strukturierter oder unstrukturierter Form enthalten. Durch den Einsatz eines Dokumentenmanagementsystems können ein effizienter Einsatz und die Prozessierung von Dokumenten in Unternehmen und in der Verwaltung gewährleistet werden.
Wie kann die Technologie zur Verbesserung und Effizienzsteigerung von Prozessen beitragen? Die Art und Weise, wie die Dokumente ausgeprägt sind (liegen diese in digitaler Form oder in Papierform vor, sind die Datensätze, welche Informationen enthalten, auf den Dokumenten strukturiert oder unstrukturiert) ist entscheidend für die weitere Verarbeitung. So lassen sich digitale Dokumente mit strukturierten Datensätzen (z. B. über formularbasierte Dokumente oder Dokumente in Form von strukturierten Daten, bspw. die XML-Datei einer XRechnung) deutlich effizienter in den Geschäftsprozessen verarbeiten als Papierdokumente mit unstrukturierten Daten. Durch den Einsatz eines Dokumentenmanagementsystems kann die Verwaltung und die Verarbeitung von Dokumenten effizient gestaltet werden.
Welche Faktoren sollten bei der Implementierung und Verwendung der Technologie beachtet werden, um optimale Ergebnisse zu erzielen? Dort, wo es möglich ist, sollten Dokumente in digitaler Form erstellt und verarbeitet werden und die enthaltenen Daten in strukturierter Form vorliegen. Für die Verwaltung und Prozessierung von Dokumenten sollte ein entsprechendes Dokumentenmanagementsystem zum Einsatz kommen. Unternehmen sollten anstreben, den analogen Papieranteil an Dokumenten zu reduzieren, um eine effizientere Prozessierung der Dokumente (z. B. durch die Erhöhung des Automatisierungsgrades) zu ermöglichen. Das Potenzial der digitalen Dokumente und Daten sollte dabei sowohl unternehmens- und verwaltungsintern als auch über die Unternehmens- und Verwaltungsgrenzen hinweg genutzt werden.
